Studio Dott.ssa Marisa Cecoli

Con lo scopo di ridurre la burocrazia e i costi per i cittadini che presentano alle autorità di un Paese dell'Unione europea un documento pubblico emesso dalle autorità di un altro paese dell'UE, il 16 febbraio 2019 è entrato in vigore il Regolamento europeo 2016/1191 che abolisce la necessità di legalizzare i documenti pubblici (certificati, estratti, copie integrali di atti di stato civile, nulla osta al matrimonio e certificati di capacità matrimoniale).

A tale proposito vogliamo richiamare l'attenzione sulle importanti novità introdotte, proponendo una scheda di sintesi sui punti essenziali.

1) Ambito di applicazione

1.1. Il regolamento riguarda documenti pubblici tra cui documenti amministrativi, atti notarili, sentenze e documenti consolari in alcuni settori.

1.2. I settori interessati dal regolamento sono i seguenti:

- nascita;
- decesso;
- nome;
- matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile;
- divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio;
- unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata;
- scioglimento di un'unione registrata, separazione personale o annullamento di un'unione registrata;
- filiazione, compresa l'adozione;
- domicilio e/o residenza;
- cittadinanza;
- assenza di precedenti penali;
- diritto di votare e di candidarsi alle elezioni comunali e alle elezioni del Parlamento europeo.

1.3. Il regolamento riguarda solo l'autenticità del documento pubblico e non il riconoscimento dei suoi contenuti o effetti.

2) Abolizione dell'obbligo di apostille

Nei settori interessati dal regolamento, quando un cittadino presenta alle autorità di un Paese dell'UE un documento pubblico emesso dalle autorità di un altro Paese dell'UE, le autorità riceventi non possono esigere che il documento rechi il timbro apostille (il timbro apostille serve a dimostrare l'autenticità di un documento pubblico emesso in un paese straniero).

3) Copie autentiche

3.1. I Paesi dell'UE possono richiedere la presentazione del documento pubblico originale o di una copia autentica, ma non di entrambi contemporaneamente.

3.2. Se un Paese dell'UE accetta la presentazione di una copia autentica al posto del documento originale, deve accettare una copia autentica fatta in un altro Paese dell'UE.

4) Traduzioni

4.1. Il Paese dell'UE in cui viene presentato il documento pubblico non può esigere la traduzione se il documento pubblico è in una delle lingue ufficiali del paese dell'UE o in una lingua non ufficiale accettata dal paese dell'UE.

4.2. La traduzione non può essere richiesta se l'atto pubblico è accompagnato da un modulo standard multilingue, a patto che l'autorità alla quale viene presentato il documento pubblico ritenga che le informazioni contenute nel modulo siano sufficienti per il trattamento del documento.

5) Moduli standard multilingue

5.1. Il regolamento introduce moduli standard opzionali multilingue in tutte le lingue dell'UE.

5.2. I moduli possono essere presentati dai cittadini in un altro Paese dell'UE come supporti per la traduzione allegati al documento pubblico per evitare l'obbligo di traduzione.

5.3. Se il documento pubblico presentato è accompagnato da un modulo standard multilingue, il Paese dell'UE ricevente può richiedere una traduzione del documento solo in circostanze eccezionali. Se sussistono tali circostanze eccezionali e il Paese dell'UE ricevente richiede una traduzione certificata, deve accettare una traduzione certificata redatta in un altro Paese dell'UE.

5.4. I moduli standard multilingue come supporti per la traduzione di documenti pubblici sono disponibili per i documenti relativi a: nascita; accertamento dell'esistenza in vita; decesso; matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile; unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata; domicilio e/o residenza; assenza di precedenti penali.

6) Documenti fraudolenti

Il regolamento istituisce un meccanismo di cooperazione tra le autorità dei paesi dell'UE per la lotta contro i documenti pubblici fraudolenti. Il meccanismo di cooperazione si basa su un sistema informatico esistente (il sistema d'informazione del mercato interno).

Il meccanismo di cooperazione consente alle autorità del paese dell'UE ricevente di dialogare con le autorità del paese dell'UE di emissione in caso sussista un serio dubbio circa l'autenticità di un documento pubblico presentato da un cittadino.

Per un approfondimento dell'argomento e per scaricare il testo del Regolamento 2016/1191 clicca qui.